TİCARİ DEFTER VE BELGELERİN SAKLANMASI

TİCARİ DEFTER VE BELGELERİN SAKLANMASI

Özet

Birçok farklı hukuk alanında önem taşıyan ticari defter ve belgelerin, kanuna uygun şekilde tutulması kadar kanunen belirlenen sürelerde saklanması da önem arz etmektedir.

Ticari defterler; Ticaret hukuku açısından, ticari işlemleriyle ticari işletmesinin iktisadi ve mali durumunu, borç ve alacak ilişkilerini ve her hesap dönemi içinde elde edilen neticeleri, üçüncü kişi uzmanlara, makul bir süre içinde yapacakları incelemede işletmenin faaliyetleri ve finansal durumu hakkında fikir verebilmesi ve işletme faaliyetlerinin oluşumu ile gelişiminin defterlerden incelenebilmesinde; Vergi hukuku açısından, tacirin, servet, sermaye ve hesap durumunun tespit edilmesi, vergi ile ilgili faaliyet ve hesap neticelerinin tespit edilmesi, vergi ile ilgili muamelelerinin belli edilmesi, vergi karşısındaki durumunun hesap üzerinden kontrol edilip incelenebilmesi ve defter tutan tacirin hesap ve kayıtlarının yardımıyla üçüncü şahısların vergi karşısındaki durumlarının (emanet mahiyetindeki değerler dâhil)kontrol edilip incelenmesi amacıyla önem taşır. Sermaye piyasası hukuku açısından da yatırımcıların korunması açısından büyük önem arz etmektedir.

Ticari Defter ve Belgelerin Saklanması

VUK ile ilgili mevzuat hükümleri saklı kalmak kaydıyla, açılış ve ara bilançoları, finansal tablolar ve topluluk finansal tabloları hariç olmak üzere, saklanması gereken defter ve vesikalar Türkiye Muhasebe Standartlarına da uygun olacak şekilde
                                    a) Okunur hale getirildiklerinde, alınmış bulunan ticari mektuplar ve defter dayanaklarıyla görsel ve diğer belgelerle içerik olarak örtüşmesi,
                                b) Saklama süreci boyunca kayıtlara her an ulaşılabilmesi ve uygun bir süre içinde kayıtların okunabilir hale getirilmesi şartıyla görüntü veya veri taşıyıcılarında saklanabilirler. (TTK 82/3; TDİT 12/2)

Her tacir, ticari defterlerini bilançolarını, düzenlenen ve alınan ticari mektup ve belgeleri ile gönderilen ticari belgelerinin suretlerini son kaydın yapıldığı takvim yılının bitiminden itibaren on yıl süreyle saklamakla yükümlüdür. Söz konusu belgeleri saklama yükümlülüğü defter tutma yükümlülüğünden ayrı bir yükümlülüktür ve tacir sıfatı-ticaret şirketleri açısından şirket tüzel kişiliği- devam etsin etmesin devam eder. (TTK 82/5; TDİT 12/1)

Gerçek kişi olan tacirin ölümü halinde mirasçıları ve ticareti terk etmesi halinde kendisi defter ve kâğıtları on yıl saklamakla yükümlüdür. Mirasın resmi tasfiyesi ve Ticaret şirketlerinin tasfiye ile sonlanması durumunda bu defter ve vesikalar on yıl süreyle sulh hukuk mahkemesi tarafından saklanır. (TTK 82/8 ve TDİT 12/5)

Ticari defterler VUK’a göre beş yıl boyunca saklanmalıdır. Bu süre defterler ile vesikaların ilgili bulundukları yılı takip eden takvim yılından başlar. (VUK 253)

TTK 82/1’de ticari defterler dışında belirtilmiş olan belgeler ticari defterler kapsamında ele alınamayacağından, bunların saklanmamış olması ticari defterlerin ‘’kanuna göre eksiksiz ve usulüne uygun olarak tutulmuş’’ sayılması bakımından sorun yaratmaz.[1]

İlgili belgelerin şirket merkezinde saklanması zorunluluğu da bulunmamaktadır. İşletmenin iş hacmi ve yaptığı işin niteliği dikkate alınmak kaydıyla defter ve kayıtlar işletme bünyesinde bir yer olmak kaydıyla işletmenin merkezi yanında arşiv gibi özel bir bölümde veya bu iş için ayrılmış bir yerde de saklanabilir. [2]

---

[1] ÜLGEN/HELVACI/KENDİGELEN/KAYA/ERTAN, Ticari İşletme Hukuku, İstanbul, 2015, s.618

[2] Yargıtay, zayi belgesi istemi mahkemece davacı şirkete ait fatura ve irsaliyelerin basiretli bir tacir gibi şirket merkezinde muhafaza edilmesi gerektiği belirtilmiş ise de davacı şirketin ticari hacmi düşünüldüğünde dava konusu fabrikanın bulunduğu yerden sevkiyatların yapılması nedeniyle ticari defter bunlarla ilgili fatura ve irsaliye gibi belgelerin fabrikada bulunmasının yürütülen faaliyet gereği olması nedeniyle kullanılan fatura irsaliye ve bunlarla ilgili belgeler yönünden zayi belgesi isteminin kabulüne karar vermiştir. 11.HD T.13.6.2014, 2014/4863 E., 2014/11352 K. Şener ise saklama konusunda tacirin üstüne düşen yükümlülükleri yerine getirmesi kaydıyla defterlerin işletme dışında bir yerde de saklanabileceği görüşündedir. ŞENER, Oruç H., ‘’ Ticari Defterlerin ve Belgelerin Saklanması, Zıyaı, Zayi Belgesi, Böyle Bir Belgenin Alınması ve Alınmamasının Hüküm ve Sonuçları (Özellikle TTK 68/IV)’’, DEÜHFD, Yıl 2004, Cilt 6, Sayı 1, (s.233-295) s.242